规范公务支出手续实施办法

 

为进一步规范会议、出差、培训、接待、交通等公务支出的审批、报销等手续，根据上级财政部门有关文件精神，现将有关规定公布如下：

一、报销的审批权限

1.300元（含）以下由总务主任审批，超过300元由行政副校长审批，最后由校长签字审批；

2.教职工参加进修培训、组织会议由校长审批。

3.审批人不得审批自己经办的项目。

二、公务活动申报、审批、报销

1.关于差旅费、培训费报销的规定

差旅费是指离开郑州市区所需的费用（如交通费、住宿费、伙食补助费）。有关人员应事先凭会议或培训主办单位的书面通知，到财务室领取《出差审批报销表》并认真填写，明确出差的城市、拟乘坐的交通工具、天数和其它规定的项目，报主管副校长和校长审批。事后，持《出差审批报销表》、书面通知和实际票据经学校领导审批后到财务室报销。

2.关于会议费报销的规定

（1）会议费是指经批准的由学校主办的会议期间发生的各项费用，包括会议房租费（含场租费）、伙食补助费、交通费、办公用品费、文件印刷费、医药费等。会议在符合政府采购规定的场所举行。

（2）会议费报销实行“一会一报”制。召开会议前，有关人员应事先撰写书面申请报告，明确会议目的、日期地点、主要内容、参加人员、人数、预算等，到财务室领取并填写《会议审批表》，由校长审批后实施。

3、关于公务接待费报销的规定

在进行公务接待前，有关人员应明确来宾单位、人数、行程、预算等，经学校领导审批后实施。

三、公务支出原则上使用支票或公务卡

1.采购物品事先要先到总务处填写《物品采购申报单》，经有关领导批准后实施。采购完毕后凭《物品采购申报单》和正式发票到财务室报销。

2.申领支票须事先到财务室填写《支票申领单》并经有关领导审批。

3.如因客观原因必须使用现金，经有关领导批准后实施。事后凭《单位授权支付现金支出情况说明》和正式发票经有关领导审批后到财务室报销。

四、事后审批实行经办人、验收人、财务负责人、单位领导“四人分离”审核制度。发票必须至少有四人以上签字，一人为经办人，一人为验收人（需入账的物品必须要由财产总保管员验收），一人为财务负责人、一人为单位领导，方可报销。发票要字迹清晰，单位名称、项目、金额正确。

五、对程序不对、内容不全、手续不齐的，不予报销。

 

大额资金使用管理制度

 

为进一步加强我校大额资金使用管理，提高资金运作效率，促进廉政建设，便于职工和社会监督，提高资金使用透明度，制定本管理制度：   

一、大额资金的内容包括：一定起点的较大基本支出项目；设备购置项目；各类培训项目；基本建设项目等。

二、大额资金是指以壹万元以上的资金项目。

三、大额资金支出的管理

1.大额资金列入年度预算项目，严格执行预算标准。对大额资金支出的使用要严格执行《中小学财务制度》，资金使用责任人填写资金使用报告，领导审批同意后，由党支部领导集体讨论决定，大额资金一律财政直接支付，不得使用现金。根据谁审批谁负责的原则，明确审批责任人、审批权限及其它人员的工作程序和职责。

2.严格执行财务法规、规章、制度，严格财务开支管理，确保大额资金的正确使用，不得挤占、挪用。

3.大额资金的管理使用要坚持公开透明，严禁暗箱操作。重大事项全程实现公开透明，廉洁、优质、高效工作。

4.凡是属于纳入采购目录的项目，按照有关规定执行。

5.严格设备管理，建立固定物品购置、使用、维护、调拨、报废制度，设备购置首先要求使用部门要提出申请，进行可行性分析，领导班子集体讨论，形成决议后方可购置。

6.大额专项资金必须专款专用，严禁在申请资金过程中弄虚作假、套取大额专项资金的行为。

7.各类报销科目不论金额大小，一律采取主管负责人与发生各处室联签制度，并附明细，由财务人员审核、主管领导审批、校长签字后方可报销。 

四、建立监督制度

1.明确监督主体，财务部门要进一步健全财务管理制度，加强大额资金的使用、管理和监督。未按审批程序确认的大额资金使用，财务部门有权拒付。财务部门对大额资金使用中出现的违规行为，有权予以制止，并向领导汇报。

2.对大额资金使用中的违纪行为，按照大额资金使用责任追究制度予以追究相应责任。

 

 

大宗物品、工程维修等采购及监督制度

 

第一章 总 则

 

第一条 为规范我校物品采购工作，提高采购工作的效益，切实加强对物品采购、维修、工程等的监管，保障学校事业的健康发展，根据相关法律法规规定，结合我校实际，制定本制度。

第二条 本制度适用于学校大宗物品的采购。大宗物品指教学设备、工程、维修等。

 

第二章 机构设置及职责

 

第三条 学校成立工程和大宗物品采购工作监督组,负责组织物品采购工作的实施监督。物品采购组物品采购工作监督组由3-5人组成，相关人员由学校及教代会主席团提名并经教代会通过确定。

第四条 凡是符合政府采购的项目，一律按照政府采购的相关规定和程序进行采购。不符合政府采购的物品采购的项目，由学校按照公开、公平、公正的原则, 采取学校组织招标或其他形式进行采购。

第五条 按照“统一条件、资源共享、随机选取、采管分离”的管理办法，根据采购内容由负责人和专业人员组成采购组，监督组派出监督人员进行监督，学校其他人员也可以报名参加监督，若报名人员过多，推选出代表参加。

 

第三章 采购程序

 

第六条 各有关部门根据学校全年的总体工作安排，提出采购计划，列入财务支出预算。未列入财务支出预算的项目，必须由部门写出报告，报分管校领导和校长审批。

第七条 凡采购大件物品或批量物品，必须写出书面报告，详细列出需采购物品的名称、规格、型号、数量和要求等内容，审批后交物品采购工作组。

第八条 学校物品采购工作组根据审批报告成立具体分项物品采购工作小组，采取公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价、协议供货等方式进行采购。若政府采购工作，由工作小组按照相关法律规定直接参与政府采购具体工作。

第九条 采购回的物品，由管理使用部门按照学校《固定资产管理制度》办理有关手续。

 

第四章 物品采购规定

 

第十条 实行集体采购制。遵循“品种规格对路、价格合理、品质优良、数量适当、交货及时”的采购原则选择供应商，严格执行采购工作程序。

第十一条 凡符合政府采购的一律纳入政府采购，其他凡一次性采购一万元以上、十万元以下的采购活动，由采购小组按照招标程序，组织公开招标负责采购，并由教育局纪委和财务处进行监督。凡一次性购置十万元以上的采购活动，由财政局组织公开招标，定标后按规定签订经济合同。

第十二条 如供应厂商按其销售政策给予的折扣，必须在合同中写明折扣率、金额、支付方式，保证学校利益不受损害。

 

第五章 物品验收规定

 

第十三条 购置的物品到货后，由采购工作小组、使用部门和财产管理部门核对验收。

第十四条 采购工作小组、使用部门和财产管理部门要严格把关，凡质量、规格等不符合要求的，应立即调换，否则应予退货，杜绝不合格物品流入，防止造成不必要的损失。

 

第六章 物品采购的合同管理

 

第十五条 供货合同必须由学校与供货单位签订，其它部门一律不准对外签订合同。

第十六条 合同的条款应按照谈判或招标的要求认真审核，由法定代表人或委托代理人正式签订。

第十七条 合同生效后，严格按合同执行。

 

第七章 采购工作纪律

 

第十八条 参与物品采购的人员，必须严格执行国家的法纪法规和学校的各项规章制度，必须做到：

（一）不得违反规定程序操作；

（二）不得擅自提高采购标准；

（三）不得委托不具备资质的机构办理采购任务；

（四）不得泄露标底或在招标过程中与投标方协商；

（五）不得与供应商串通以虚高的价格套取回扣、折扣等；

（六）不得向供应商索要和收受回扣、好处费等；

（七）不得在供货单位报销任何应由个人支付的费用；

（八）不得私自接受对方的礼金、有价证券和物品，无法拒绝的必须上缴学校；

（九）不得参加可能对公正执行公务有影响的宴请、娱乐和旅游等活动；

（十）不得介绍亲属和亲友参与由供应商提供的其他经济活动；

（十一）不得在具有采购业务的企业中兼职；

（十二）不得私自为外单位从事相关采购工作并谋取利益；

（十三）不得拒绝有关部门的监督检查。

第十九条 违反本制度有关规定，玩忽职守，徇私舞弊，造成经济损失或其他不良影响的责任人，按国家相关法律法规视其情节给予党纪政纪处分，直至移交司法机关处理。

 

 

固定资产及备品管理制度

 

为加强我校财产管理，明确经济责任，保证资产的安全完整、账实相符，防止固定资产流失，根据有关财经法规，结合我校实际，制定本制度。

（一）验收入库制度

1.财产管理员负责验收入库。验收入库时所购物品、购物申请单、购物发票，三者缺一不可，并登记账册。

2.入库时要区分物品性质，危险品、易腐蚀物品、易爆物品，区别对待，妥善保管。

3.根据勤俭办学原则，仓库内积压物品应尽量减少，但教学所需物品要保证供应。学校总务负责人应定期检查验收入库制度执行情况。

（二）领用、借用及赔偿制度

1.仓库存放物品，由财产管理员统一管理。

2.领用办公用品，需办理领用手续。领用物品若有多余，须归还仓库。

3.教学物品不能挪作他用。教学物品和器材专供本校教学使用，在不影响教学前提下，经领导同意方可出借。

4.出借的物品须填写出借单，物品出门必须有出门单。

5.出借的物品要按期收回。每学期结束时，财产管理员要及时收回、统一管理。

6.人员调动一定要做好个人物品借用归还工作。

7.归还物品时要当面验收，如有损坏或遗失，按赔偿制度执行。

8.赔偿办法由设备管理人员填写赔偿单，经学校分管领导批准再由损坏者凭赔偿单到财务部门缴款。

（三）财产报废制度

1.报废物品要加以区别，找出报废原因，若是失窃物品，要有备案记录，根据实际情况酌情处理。

2.报废的物品由财产管理员统一登记，单项固定资产报废金额按有关规定执行。

3.报废单要有学校负责人，财务主管和财产保管员签字、说明。

（四）资产清查制度：

1.对所有固定资产，每年进行一次清查、以物对账、以账对物，做到账表相符，账账相符，账实相符。发生盈亏、报废等及时处理调整账户，保持固定资产账、卡、物相一致。每年固定资产清查都要留有书面资料。

2.学校在进行财产清查时，要在学校领导的安排下，由总务主任具体负责，织相关人员参加。

3.清查方法以核实账面、实地盘点为主，以抽查、临时盘仓的方法为辅，以达到摸清家底、保证财产安全的目的。发现差错应查明原因，经批准后，进行调账，并指定人员写出报告，以便核查。

 

财务管理办法 

 

一、支票领用规定

　　根据上级有关文件精神，采购人员和办事人员需要领取支票，先到会计室填写“支票领用表格”，按表格内容要求填好，有收款单位、帐号、物品内容、金额、领用日期等，由财务主管签名，方可到会计室领取支票。 若发生支票遗失请尽早和会计室联系，采取挂失手续，保证尽量少损失。若出现重大损失将要按有关文件精神追究事故人的责任，并赔偿损失。

二、现金管理规定

　  在工作过程中其他部门不得向学生收取现金，会计室向学生收费时必须开出财政统一监制的票据，如有发现乱收费者将按违纪严肃处理。

三、收费管理办法

　　根据郑州市物价局核定收费标准，开据财政统一监制的《河南省教育收费专用票据》。 

四、票据管理办法

　　1.使用票据时严格按票据可使用的范围使用，不得超范围及相混淆使用，不得出借转借代开、变造涂改销毁及自行印制票据。不得使用没有财政专用章的票据。

2.专人管理制度，规范票据的领用。票据落实到人，票据专管员凭《准购证》《收费许可证》到上级管理中心申领新的票据、往来收据。票据购回后先按购回日期及名称分别进行编号，按顺序领用，使用完后，交专人保管。

3.票据使用完后，票据专管员收回时检查内容有否按标准收费，填写内容是否完整、有无损坏、遗失缺页、撕废现象。

4.因管理不善发生票据、准领证遗失，应及时上报财政，并在指定报纸上刊登遗失启示，声明作废。

五、会计档案管理办法

为加强会计档案的科学管理，认真执行财政部、国家档案局颁布的有关规定，结合我单位会计档案的实际情况，特制定此会计档案管理办法。

　　会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业资料，是记录和反映单位经济业务和重要历史资料和证据。

每年形成的会计档案，都应由财务会计部门按照以下要求做：

（一）立卷和归档

1.会计人员归档在次年的六月底之前负责把各自所做工作立好案卷，并装进档案袋进行统一的管理。

2.对以下会计专业材料另行组卷：

(1)重大固定资产的单据。

(2)工资名册。

(3)有必要延长保管期限的其他会计材料。

3.会计档案的分类、排列、编号

(1)年度──形式──保管期限

(2)年度──保管期限──组织机构

(3)形式──年度──保管期限

4.会计档案立卷后交档案室统一保管。

（二）管理和利用

1.会计档案交校总档案室后，要借用或查阅必须由会计室去人查阅并由需查阅人填写“查阅单”，方可查阅。

2.会计档案的管理应做到安全，有箱存放，不得随意堆放，不得毁损、散失和泄密。

3.积极地开发会计档案信息资源，为管理提供可利用的资料。

4.外单位向我校借用会计档案，必须经得会计主管的同意，并只能取得复印件，并填写《查阅单》，由校财务主管领导签字同意。

（三）鉴定和销毁

1.会计档案的保管期限按《会计档案管理办法》规定执行，附表。

2.会计档案保管期限满，需要销毁时由档案室提出意见，后会同财务部门审查，共同鉴定，编造《会计档案销毁清册》。销毁时，有关领导要监督销毁。