办公程序性文件

 (2013年10月)

 

办公程序性文件是学校管理制度中的重要文件，为学校工作正常、有序、高效地开展有着十分重要作用，也是校务公开的具体体现和反映。结合目前我校的实际情况，现公布办公程序性文件：

办公室：

一、学校事务呈批

基本流程：向职能部门申办事务或反映问题 —> 职能部门根据权限处理或提出处理意见 —> 分管校领导根据权限处理或提出处理意见 —> 报知校长，重大事情由校长或校长办公会议决定 —> 若校长外出，由校长委托人召集校长办公会议集体研究决定 —> 部门或个人对处理决定有不同意见的，可逐级反映，申请复决。

二、外来文件处理

基本流程：文书接收各级各类外来文件 —> 登记并交校长阅示 —> 文件承办 —>对承办完毕的文件及时收回整理，分类归档。

三、学校文件处理

基本流程：各职能部门负责人提出并编制文件 —> 分管校领导审核 —> 校长或校长办公会议、校行政办公会议批准 —> 文件使用人在“文件发放领用登记表”上签名后领用 （备注：文件需更改的，依照这一流程办理。）

四、对外公文办理

基本流程：各职能部门负责人提出并编制公文 —> 分管校领导审阅 —> 办公室审稿 —>  校长签发 —> 文书编文号、盖校章。

五、档案

基本流程：

A：处室文书档案：各处室对本部门形成的文字、图表、声像等各种形式的历史记录进行收集整理 —> 按照部门业务分类 —> 以年度或学年、事件为主线索组卷 —>登记页码—>编写卷内目录 —> 按照三面齐的标准装订成册 —>拟写案卷标题—>保管、使用—> 编制移交清册一式两份移交校综合档案室—>综合档案室提供查询（备注：需销毁的档案需编制销毁清册 —>分管领导审核—>校长签批 —>纪检监督销毁。）

B：教职工人事档案：档案员收集、鉴别人事材料—>逐份登记、归入干部档案—>定期按规范整理、装订成卷(一般每两年装订一次)—>进校档案室上架排列保管（备注：需销毁的材料逐份登记造册 —> 分管领导审核—>校长签批 —> 纪检监督销毁。）

六、人事

基本流程：

A：聘用编制内教职工：岗位空缺时由人事干部会商有关处室统筹需求计划 —>校长办公会议研究决定计划—>计划和招聘方案上报市人社局、教育局—> 招聘方案公示—> 应聘者报名—> 确定参加考试或考核人员 —> 笔试、试讲、面试、考核 —> 确定拟聘用人选 —> 体检 —> 公示 —> 签订协议书 —> 办理合同登记 —> 入编 —> 兑现岗位工资等手续。

B：聘用自聘职工：岗位空缺时由教务处会商办公室统筹需求计划 —> 招聘方案公示 —> 应聘者报名 —>考试、面试、考核 —> 确定拟聘用人选 —> 体检 —> 签订合同。

七、教师请假（行政人员参照）

基本流程：

A：公出：填写公出条，年级长、处室主任签知—> 主管校长签批，公出单交教务处（行政人员交办公室），教务处协调安排代课教师、晚自习值班教师及相关工作，每月5日前教务处将上月的公出情况汇总，与原始公出单一并上交办公室。

B：病事假（含产假等）：填写请假单—> 年级长签知—> 一天以内教务主任签批，三天以内（含三天）分管校领导签批，三天以上校长签批 —> 请假单交教务处（行政人员交办公室），教务处协调安排代课教师、晚自习值班教师及相关工作，每月5日前教务处将上月的请假情况汇总，与原始请假单一并上交办公室。

 

政教处：

八、学生个人、集体评先

基本流程：班级师生根据评先条件民主评议、无记名投票推出本班推荐人 —>纪检代表、年级老师、学生代表民主评议、无记名投票推出本年级推荐人 —> 分管校领导、政教处、年级长评议审核，产生学校“三好学生”、“优秀学生干部”和“先进班集体”推荐名单 —> 公示 —> 确定正式名单。

九、奖学金、助学金评选

基本流程：

奖学金：学生自主申请 —> 班级评议 —> 年级推选 —> 政教处审核 —> 评审委员会评审 —> 公示 —> 确定正式名单。

助学金：学生自主申请 —> 班主任推荐 —> 年级评议 —> 政教处审核 —> 公示 —> 确定正式名单。

十、选用班主任

基本流程：每年六月教职工双向聘任，教师填写个人意向书，提出书面意见 —> 政教处在征求年级长意见的基础上提名 —> 主管校长聘任。

十一、学生活动审批

基本流程：活动组织者向政教处或教务处提出书面申请 —> 主管处室会商相关部门提出具体意见 —> 分管校领导审批；重大活动由分管校领导审核、校长审批。若需要经费须于前一个月10日之前做出经费预算，以书面形式报有关处室主任 —> 主管处主任会商相关部门提出经费预算的具体意见 —> 分管校领导审核—>校长审批 —> 财务室做计划。

十二、安全应急

基本流程：根据情况按照各职能部门的安全职责，现场发现人向值班领导报告，随后向本部门领导报告（必要时立即打 110、119、120）—> 值班领导及时组织处理，并通知具体负责安全工作的中层领导 —> 值班领导第一时间报告分管安全的校领导（视事件的紧急情况程度）—> 报告校长，必要时召开校安全工作领导小组专题会议或办公会议处理善后工作 —> 按有关规定及时向市教育局汇报。

十三、处分

基本流程：班主任、年级长或政教处书面提出 —> 政教处会同有关人员调查了解核实 —> 政教处形成处分意见 —>主管校长审议 —> 校长批准 —> 处分后半年至一年，学生本人书面提出撤销申请 —> 班主任、年级长签署意见 —> 政教处审查、签署意见 —> 按原批准程序批准撤销 —> 已撤销的处分不进入学生档案。

十四、开具学生证明（政教处、教务处、办公室）

基本流程：

A：政审证明：学生本人或委托代理人出具书面证明 —> 班主任签章 —> 政教处主任签批 —> 政审管理人员开具证明文本一式两份并在其中一份签章 —> 政教处主任在其中一份证明文本指定处签章，另一份加盖部门章 —> 办理人带政教处提供的两份证明文本到办公室盖章。

B：学业证明：学生本人或委托代理人出具书面证明 —> 学籍管理人员查档、摘录 —> 教务处主任签批 —> 学籍管理人员开具证明文本一式两份并在其中一份签章 —> 教务处主任在其中一份证明文本指定处签章，另一份加盖部门章 —> 办理人带教务处提供的两份证明文本到办公室盖校章。

 

教务处：

十五、编班

基本流程：由教务处组织按学校编班基本原则编位 —> 主管校长签字定稿 —> 教务处组织年级长、班主任当场抽签定班，教务处统一编排座号。

十六、休学、复学

休学：

基本流程：学生本人及家长打报告并附相关证明 —> 班主任、年级长签字 —> 教务处核实情况 —> 教务处主任审核 —> 分管副校长审议 —> 校长批准 —> 市教育局报备或报批。

复学：

基本流程：

1.新学期开始，学生本人持到复学时间的休学证书及医院证明(证明该生健康状态可到校学习) —>由校医签署意见—>教务处主任或分管副主任审核—>分管校领导审批—>教务处会同年级长确定编入班级—>告知班主任，学生入学。

(说明：休学生复学一律在开学初办理)

2.因特殊情况不能按规定时间复学(推迟或提前)者，学生和家长打报告并附相关证明—>校医务室核实病情—>教务主任或分管副主任审核—>分管校领导审批—>教务处办理。（推迟复学者应重新办理再休学手续并向市教育局报备）

3.超过期限未来校复学且不办理相关手续者，教务处及时告之于开学一周后予以除名(以自动退学处理)，并书面通知学生家长。

十七、订购书籍资料

基本流程：

A：教学用书：教研组长会商各备课组长在预订单上签单 —> 分管校领导审批 —> 图书馆统一办理。

B：配套用书：备课组长书面报告 —> 教务主任审签 —>分管校领导审批 —> 原则上图书馆统一办理。

十八、打印材料

基本流程：

A：自编的稿件：申请打印人编好材料、打好文稿、到文印室打印 —>书面申请 —> 教务处分管主任审批后付印。

B：翻印的材料：分管校领导审批 —> 交经办人备案后付印。

十九、长期调课与临时调配

基本流程：报请教务处主任同意—> 分管领导审批 —> 经办人员给予调课 —> 经办人员将调课表送达有关老师和班级 —> 出现意外无人上课，年级长可应急调课并报知教务处。

二十、外来听课或教研

基本流程：至少提前一天向教务处提出申请 —> 本市五人以内，经教务处主任同意；本市五人以上或外地，需分管校领导同意 —> 经办人员给予安排听课班级，通知授课教师，并告知门卫 —> 届时门卫放行。

二十一、外聘代课教师

基本流程：用人教研组提出书面申请 —> 教务处主任审核 —> 分管校领导审批—> 用人教研组推荐人选 —> 校长决定人选、待遇。

二十二、学生注册缴费（财务室、教务处、政教处）

基本流程：

1、开学前：A.新生：教务处向财务室提供新生信息、分班信息 —> 财务室整理学生资料 —> 开学时班主任领取新生缴费通知等说明，并向学生发放 —>学生按缴费通知及时缴纳学费。 B.老生：上学期末财务室下发下学期缴费通知 —> 教务处组织班主任在放假前将缴费通知发放给学生 —> 学生按缴费通知要求及时缴纳学费 —> 教务处向财务室提供分班信息 —> 财务室整理学生信息

2.开学后:教务处提供簿籍信息及学生变动信息\图书馆提供课本信息\政教处提供学生住宿情况 —> 财务室\教务处\政教处共同向未缴费学生催缴 —> 财务室发放学生缴费票据

 

 

 

总务处：

二十三、请购

基本流程：

A：一般及少量日用品：各部门填写采购的申领请购单，做好经费预算 —>送总务处 —> 由总务处在年度预算范围内统一组织采购。

B：大宗物品，由处室主任提出申请—> 分管校领导签字 —> 经校长批准 —> 送总务处 —> 由总务处在年度预算范围内统筹采购。

二十四、采购

基本流程：

A：政策规定属政府控购和采购的：持经批准的请购手续报总务处 —> 总务处汇总后报政府采购办统一采购。

B：属学校采购的：持经批准的请购手续报总务处统筹 —> 原则上需两人或两人以上经办 —> 大宗物品应采用多家竞标方式 —> 有关人员共同确定性价比最合理的一家 —> 大宗采购结果在校务公开栏上公示 —> 领用人如在消费者委员会规定时限内发现物品质量有问题，采购人员应负责退还或索赔。

二十五、验收

基本流程：物品购回或取回 —> 校保管及有关人员核对验收，填写验收报告，登记入账 —> 各请购部门填写领取单，核对领取。

二十六、领用

基本流程：

A：个人用品领用：到保管室填写领用单 —> 保管依有关规定发放物品。

B：集体用品领用：相关部门领导签批的领用申请单 —> 到保管室填写领用单 —>保管依有关规定发放物品。

C：特殊用品领用：相关部门领导签领用申请单 —> 分管行政校领导签批 —> 保管依有关规定发放物品。

二十七、报销

基本流程：

A：一般报销：持相关手续（经校长办公会议通过的须附会议纪要，外出培训、学习需附相关文件、通知等证明材料）到财务室按要求填写报销单 —> 经办人签章 —> 审核人签章 —> 经校长授权的分管领导签批（300元<含>以下的，有总务主任签批，300元以上的由校长授权的分管领导签批） —> 校长签批—> 持完整材料回财务室办理有关报销手续。

B：支票转帐 ：持相关材料（经校长办公会议通过的须附会议纪要）到财务室按要求填写支票申请单、交验发票 —> 经办人签章 —> 审核人签章 —>经校长授权的分管领导签批 —> 校长签批—>回财务室办理有关报销手续。

二十八、报废、报损

基本流程：已达规定使用年限的，或损坏无法维修继续使用的，由使用人和保管清点列表并写申请报告 —> 固资管理人员签名 —> 校长授权的分管领导签名 —> 按照市财政有关要求上报。

二十九、公务用车

1、日常用车严格按车辆使用范围使用，基本流程：

A：郑州市内用车：部门负责人提前一天向总务处（办公室）预约 —>总务处（办公室）协调安排 —> 司机凭派车通知准时出车。

B：郑州市外用车：部门负责人提前三天向总务处（办公室）预约 —>总务处（办公室）协调安排 —> 司机凭派车单准时出车。

三十、修缮工程、改扩建工程

基本流程：

A：30万元以上(含30万元)重大修缮、装饰工程、改扩建工程：有关部门订出计划 —>部门主任签名同意后报分管校领导签批 —> 送总务处核实情况 —> 总务处在年度预算范围内统筹安排 —>编制工程预算 —> 分管总务校领导审核 —> 经过校长办公会议研究决定，校长签批 —> 按有关规定进行工程公开招标 —> 组织施工—>申请人全过程参与工程管理 —> 组织工程验收 —> 工程结算。

B：10万元以上（含10万元）30万元以下的修缮工程、装饰工程、改扩建工程： 申请部门向总务处反映并详细登记 —> 总务处根据年度资金预算统筹安排，编制工程预算—> 分管总务校领导审核 —> 经过校长办公会议研究决定，校长签批 —> 组织工程邀请招标或者询价比选 —> 组织施工 —> 申请人全过程参与工程管理—> 组织验收 —> 工程验收完毕后由申请人（或使用人）接收。

C：10万元以下的修缮工程、装饰工程、改扩建工程：申请部门向总务处反映并详细登记 —> 总务处根据年度资金预算统筹安排，编制工程预算 —> 分管总务校领导审批 —> 组织工程邀请招标或者询价比选 —> 组织施工 —> 申请人全过程参与工程管理 —> 组织验收 —> 工程验收完毕后由申请人（或使用人）接收。

 

备注：此程序如有与国家政策法规或省、市有关规定条例相抵触，以国家政策法规或省、市有关规定条例为准。